Los canales de denuncia son una herramienta clave para las empresas que deseen implementar una cultura corporativa de integridad y contar con espacios seguros de trabajo.
Estos permiten detectar irregularidades que pudieran comprometer la responsabilidad de la empresa, pero también la seguridad y salud de los trabajadores. Un programa de compliance bien implementado, por lo general buscará desarrollar una herramienta de este tipo como apoyo al cumplimiento de los deberes de dirección y supervisión que exige la ley, pero ¿Qué características tiene un canal correctamente implementado?
Es conocido por todos los miembros de la organización
No basta con solo tener un canal, sino que las empresas deben asegurarse de difundir y dar a conocer cabalmente esta herramienta a sus trabajadores, de manera tal que estos la identifiquen como una instancia a la que pueden acudir. Es importante que esta difusión abarque no solo la existencia del canal sino que también la información clave asociada a el. ¿Qué se puede denunciar? ¿Cómo accedo? ¿Qué pasa si denuncio? Entre otras interrogantes.
Es de fácil acceso
Este desafío es aún mayor cuando no todos los trabajadores prestan sus servicios en oficina sino que en distintos tipos de faena, ya que se debe velar por que todos los miembros de la empresa puedan acceder al canal desde el lugar que prestan los servicios. En esta línea, existen diversas opciones: habilitación de un link al que se pueda acceder desde el celular, desarrollo de una app móvil, instalación de medios físicos en aquellas faenas de trabajo en las que no exista un computador al alcance, instalación de computadores especialmente destinados a estos efectos, etc. Lo importante es asegurarse de que sea una herramienta accesible por todos y en caso de que sea necesario, adoptar medidas adicionales para que este acceso se facilite.
Está abierto a terceros
Generalmente los canales de denuncia son para uso interno, es decir, solo para quienes formen parte de la empresa. Sin embargo, abrir el canal a tercero puede ser una buena práctica en tanto permite que clientes y proveedores puedan informar de irregularidades que han presenciado y/o sufrido en las relaciones con la empresa. Asimismo, permite a la comunidad un flujo de comunicación con la organización en caso de que esta genere impactos negativos en sus alrededores. Si bien, esto puede provocar que lleguen denuncias de diverso tipo, se puede generar un flujo para que estas se deriven al área correspondiente y esta vea si procede hacer algo o no.
Transmite confianza
Esta es quizás una de las metas más difíciles de alcanzar: que los miembros de una organización se sientan protegidos en caso de denunciar. Para ello, la empresa debe invertir recursos en evitar las represalias y, actuar conforme a ello en caso de recibir una denuncia que pudiera ser delicada y/o afectar a algún cargo relevante y/o estratégico de la empresa. A través de su actuar, la organización debe ser capaz de generar confianza en sus trabajadores para que estos sientan que podrán denunciar sin poner en riesgo su integridad, ambiente laboral, e incluso, su puesto de trabajo. Una de las maneras de generar confianza, es la posibilidad de efectuar la denuncia en forma anónima. En este caso, la empresa deberá definir qué conductas podrán denunciarse anónimamente y cuáles no (por ejemplo, aquellas que la ley exige identidad del denunciante como en el acoso sexual).
Se mantiene activo
Uno de los errores más comunes que se cometen por las empresas es pensar que si no se reciben denuncias, esto es porque nada malo ocurre dentro de ellas. Lo cierto es que, la falta de denuncias es un posible síntoma de que este no se usa y los trabajadores, proveedores, clientes, y otros usuarios, no confían en él o no lo conocen. Asimismo, muchas veces se instala la aprehensión de que implementar un canal de denuncias hará que se mal utilice para informar o ingresar quejas o detalles que exceden el objetivo de la plataforma, sin embargo, esto debe manejarse definiendo un flujo de derivación de las denuncias al área encargada. La recepción de muchas denuncias, aun cuando no estén relacionadas, debe mirarse con buenos ojos pues significa que la gente sí acude a él.
Tiene un proceso definido para el tratamiento de denuncias
Respecto a este punto, la implementación de un canal de denuncias trae consigo la necesidad de regular la manera en la que se procesarán las denuncias recibidas y la manera en la que se investigarán los hechos contenidos en ella. En esta línea, las organizaciones están obligadas a respetar los derechos humanos y garantías constitucionales como el derecho a un debido proceso, la presunción de inocencia, etc. Asimismo, se debe regular qué pasará cuando una conducta se logre acreditar, transparentando las sanciones que pudieran ser aplicables.
Para obtener más información sobre estos temas pueden contactar a:
Francisca Franzani | Directora Grupo Compliance | ffranzani@az.cl
Florencia Fuentealba | Asociada Grupo Compliance | ffuentealba@az.cl
az | albagli zaliasnik, firma de abogados líder en el área del Compliance, junto a Ceptinel, expertos en el sector RegTech, desarrollaron una innovadora plataforma destinada a entregar una solución tecnológica y eficiente para sus clientes.
De este modo nació Portal Ético, un canal de denuncia externo que contribuye de manera efectiva a la promoción de mejores prácticas en materia de cumplimiento, prevención y gestión del riesgo legal.
¿Qué es Portal Ético?
Es un canal de denuncias automatizado que proporciona alertas en casos de denuncias de colaboradores, proveedores y clientes. El usuario define el formulario de denunciante en función de opciones predefinidas. Una vez que se registra una denuncia se envía una alerta al administrador, quien inmediatamente puede comenzar el procedimiento de gestión del caso.
“Dada la necesidad de la incorporación de canales de denuncias como mecanismo para las empresas con el objetivo de prevenir y detectar malas prácticas en su interior, az junto a Ceptinel crearon una alianza estratégica con miras a unir la tecnología de primer nivel con la visión experta legal”, explicó Francisca Franzani, directora del grupo compliance de albagli zaliasnik.
Francisca agrega que un proceso seguro, expedito y cercano dirigido a todos los colaboradores, a diferencia de otros mecanismos de denuncias, permite efectuar un servicio completo a pequeñas, medianas y grandes empresas que aspiran a las buenas prácticas y a la sostenibilidad corporativa a largo plazo.
Por su parte Katherine Hellman, Chief Product Officer en Ceptinel, indica que “Portal Ético es un servicio imperativo bajo el modelo de prevención del delito, con el cual posicionarás a tu empresa en un alto nivel de compromiso con el cumplimiento, la ética y la responsabilidad social“.
“El desafío es construir canales de denuncia que inspiren confianza a los trabajadores para alzar la voz cuando la integridad de la empresa corra peligro”, concluye Florencia Fuentealba, asociada de albagli zaliasnik.
Una de las herramientas claves en la implementación de un Programa de Compliance es el contar con algún canal de reporte y consulta para los trabajadores de una empresa, con el fin de que puedan alertar sobre situaciones sospechosas y/o irregulares y que puedan también resolver situaciones a las que se enfrentan que pudieran estar reñidas con la ética.
Así, los canales de denuncia juegan un papel importante, en la medida que se relacionan directamente con el propósito de la ética, la transparencia y la legitimidad de las empresas, todos factores indispensables para su viabilidad en el largo plazo.
Sin embargo, el desafío no termina con solo contar con un canal de denuncias, sino que debe ir acompañado de un trabajo por parte de la empresa en la que se tome en consideración:
Su madurez organizacional y estructura.
Capacidad de generar protocolos de investigación que se respeten y con tiempos de respuesta oportunos.
Asimismo, el mayor desafío dice relación con la confianza que inspira la herramienta, de manera que sea un canal al que los miembros de la empresa sientan que pueden recurrir sin temor a represalias.
De esta forma los canales de denuncia deben ser percibidos como una herramienta cercana y confiable, mediante los cuales los colaboradores sientan que al reportar un incumplimiento están ayudando a fortalecer la cultura corporativa de ética e integridad. Denunciar un incumplimiento no puede ser visto como una deslealtad hacia sus pares, sino en como la forma que las empresas pueden mejorar.
Igualmente, se debe intentar procesar e investigar todo tipo de denuncias, aun cuando puedan parecer inverosímiles, aun cuando por falta de pruebas no sea posible confirmar la ocurrencia de los hechos. El descartar denuncias “de plano” (exceptuando aquellas que por ejemplo no tienen relación con el programa de compliance o que no constituyan una infracción) podría generar frustración en quienes denuncian, haciéndolos sentir poco escuchados, mermando la percepción que tienen de la empresa y poniendo en tela de juicio la confianza del canal.
Dentro de las formas de generar confianza y asegurar que no existan represalias, está el contar con un canal de denuncias que permita reportes anónimos, siendo una buena práctica contar con alguna plataforma externa que no permita a la empresa “rastrear” quién pudo haber denunciado. Una buena alternativa en este sentido es el Regtech, que permite a las empresas cumplir con las obligaciones regulatorias de forma 100% digital, automatizada y de bajo costo.
El éxito del sistema radica en que se valore la denuncia como algo positivo, tendiente a mejorar el funcionamiento de la empresa y a adecuar su actuar con el propósito y valores de la compañía, rompiendo una cultura que estigmatiza al denunciante por un errado entendimiento de “lealtad de grupo”.
De igual manera, es fundamental que la empresa comunique los resultados de las investigaciones que lleva a cabo, entregando información de los casos, medidas adoptadas y los aprendizajes.
Finalmente, la manera en la que se gestionan las denuncias y/o reportes será un reflejo de la manera en que las empresas se comprometen con sus programas de compliance y la importancia que estos realmente tienen dentro de una organización.
Para obtener más información sobre estos temas pueden contactar al equipo Compliance de az:
La asociada del grupo #azCompliance, Florencia Fuentealba, participó como expositora del seminario “El que se ocupa gana: ESG y el impacto real de la empresa”, organizado por CEDIS, Centro para el Desarrollo de Iniciativas Sociales – ESE Business School.
Durante su presentación mencionó las cinco razones para incorporar una estrategia de #ESG al negocio de las #empresas.
Recientemente el Banco Central (BCCh) publicó el informe “Emisión de una Moneda Digital de Banco Central en Chile”, en el que realiza su primera evaluación respecto de los beneficios y desafíos que supondría la emisión de un peso digital en nuestro país.
Destacamos el reconocimiento que realiza sobre el alto potencial de las monedas virtuales -como el Bitcoin y los stablecoins-, pues promueven un sistema de pago competitivo, innovador e inclusivo, que se adapta de una mejor manera a los desafíos de una economía cada vez más digitalizada.
Asimismo, destacamos que el BCCh haya establecido como desafío clave la protección a la privacidad de los datos personales. Esto es un pilar fundamental de una democracia transparente. Por ende, se deben establecer los medios adecuados para evitar una vigilancia estatal abusiva, velando por el uso correcto y justo de los datos de todos los ciudadanos.
Como actores de la industria financiera no podemos sino mirar con muy buenos ojos el interés y la seriedad con que el BCCh ha comenzado a evaluar esta materia.
Por María Jesús Bustamante, Chief Compliance Officer de Buda.com – Colaboradora de Compliance Latam.
El 07 de julio de 2022 se presentó ante el Congreso Nacional de Chile el proyecto de “Ley de Reforma Tributaria hacia un nuevo Pacto Fiscal”, cuyo objetivo general consiste en incrementar la recaudación fiscal para distintos fines. En el marco de las modificaciones orientadas a combatir la elusión y evasión fiscal, se propone la introducción de la figura del denunciante anónimo tributario.
Al respecto, el proyecto de Ley señala dos supuestos en las que se incorpora esta figura. Una de ellos corresponde a la situación en que un tercero detecte la realización de delitos tributarios y haga una denuncia de manera anónima, pudiendo obtener como beneficio económico un porcentaje de la sanción económica que se determine. En este supuesto, si se verifica que el denunciado ha cometido un delito o infracción y por ello debe pagar un monto de dinero que no sea inferior al mínimo de la multa asociada al ilícito, el denunciante anónimo tendría derecho a solicitar el pago del 10% de la multa.
El otro supuesto corresponde a la situación en que una parte involucrada en un delito tributario se autodenuncie. En este caso, el autodenunciado podría acogerse a la delación compensada, evitando la sanción penal y accediendo una sanción pecuniaria, siempre y cuando brinde una cooperación eficaz y verídica que conduzcan al esclarecimiento de los delitos tributarios o permitan lograr la identificación de los responsables.
Tanto alguien que participe en el ilícito como cualquier persona externa del sector público o privado podrán beneficiarse con esta figura, siempre y cuando la denuncia se realice ante el Servicio de Impuestos Internos y se la existencia del delito sea comprobable. Por otro lado, con el fin de evitar el uso indebido de la herramienta propuesta, se contempla una multa de 100 UTA como sanción a quien entregue información maliciosamente falsa.
A modo de incentivo, la figura apunta a mejorar el cumplimiento tributario y posee una estructura similar al programa de delación compensada que se establece en materia de delitos económicos por parte de la Fiscalía Nacional Económica. En caso de que la Reforma Tributaria se apruebe este año en los términos propuestos, la figura del denunciante anónimo entrará en vigencia a partir del año 2023, aplicándose a los hechos que ocurran a partir de dicha fecha.
Lo anterior, se encuentra en línea con la adopción del denunciante anónimo por otros organismos del Estado como la Comisión para el Mercado Financiero, que incorporó dicha figura en 2021 con el fin de promover la fe pública y la confianza en los mercados.
Este tipo de incentivos se han reconocido también en otras jurisdicciones como Estados Unidos, Canadá y algunos países de la Unión Europea, donde también quienes denuncien podrán recibir compensación.
El reconocimiento e incorporación de esta figura a la legislación solo reafirma la importancia de que las empresas cuenten con herramientas que permitan que sus miembros puedan denunciar irregularidades anónimamente con el fin de protegerlos ante posibles represalias y de fortalecer ante todo la confianza para acudir a la alta administración de las empresas en caso de infracciones.
Para mayor información contactar a:
Francisca Franzani | Directora Grupo Compliance | ffranzani@az.cl
Florencia Fuentealba | Asociada Grupo Compliance | ffuentealba@az.cl
