Se establecen nuevas disposiciones del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social (MTESS) para actualizar y simplificar la inscripción en el Registro Obrero Patronal la presentación de documentos y libros laborales obligatorios, y la transmisión electrónica de datos y documentos.
1. Inscripción en el Registro Obrero Patronal
Todos los empleadores deben inscribirse en el Registro Obrero Patronal al inicio de sus actividades y registrar sus sucursales en caso de nuevas aperturas.
La inscripción en el Registro Obrero Patronal se puede realizar a través de:
Plataforma web del MTESS.
Plataforma web del Sistema Unificado de Apertura y Cierre de Empresas (SUACE).
Inscripción automatizada mediante la vinculación entre los sistemas informáticos del MTESS y el Instituto de Previsión Social (IPS).
Respecto a las sucursales, estas deben inscribirse:
Sucursales con actividad económica diferente a las inscriptas: Al inicio de la relación laboral;
Sucursales que tengan la misma actividad diferente a las inscriptas: A la apertura de la sucursal en el RUC.
2. Comunicaciones Obligatoria al MTESS
Se establece como obligatorias las siguientes comunicaciones:
Entradas y salidas de trabajadores;
Licencias, permisos y vacaciones;
Sanciones disciplinarias;
Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales;
Liquidaciones de salarios, aguinaldo, bonificación familiar;
Ausencias justificadas e injustificadas;
Comunicaciones de preaviso y las liquidaciones por terminación de contrato de trabajo;
Habilitación de guarderías y salas de lactancia.
Actualización de datos de la empresa y de los trabajadores mediante la plataforma del MTESS.
3.Libro de Información Laboral
Se habilita el Libro de Información Laboral que reemplaza a los libros laborales de sueldos y jornales, vacaciones y empleados.
El Libro de Información Laboral se llevará en formato digital y registra la información detallada de los trabajadores conforme a las comunicaciones realizadas por los empleadores a la plataforma del MTESS.
Para MIPYMES, este libro se sustituye por el Registro Único de Personal en formato digital.
La validez del libro requiere la confirmación de los datos por parte del empleador dentro del plazo fijado por el MTESS. La confirmación se producirá automáticamente al finalizar el plazo, con un mecanismo para rectificar o modificar los datos posteriormente.
El Libro de Información Laboral contiene la siguiente información:
Nombre y apellido, domicilio, cédula de identidad, fecha de nacimiento, estado civil, profesión, cargo, nacionalidad.
Fecha de inicio y conclusión de la relación laboral.
Días y horas trabajadas.
Día de descanso semanal.
Remuneraciones percibidas y concepto de las mismas.
Horas extraordinarias trabajadas e importe percibido por las mismas.
Fechas en que cada uno de los trabajadores tomó sus vacaciones, la duración y la remuneración otorgada.
Aguinaldo.
4. Sistema Digital para la Transmisión de Datos y Documentos
El MTESS implementará una plataforma para la transmisión digital de datos y documentos que los empleadores deben remitir conforme a la normativa vigente.
Los sistemas del MTESS y el IPS estarán vinculados para automatizar las comunicaciones de entradas y salidas de trabajadores e inscripciones patronales.
5. Multas por Incumplimiento
Las inscripciones en la Plataforma web del MTESS deben realizarse dentro de los 60 días. El incumplimiento será sancionado con multas de 10 a 20 jornales mínimos.
La comunicación tardía de datos será sancionada con multas de 1 a 3 jornales mínimos. Multas menores se aplicarán a las MIPYMES.
6. Implementación Gradual
El MTESS establecerá las fechas para la entrada en vigencia gradual de los Libros de Información Laboral y el Registro Único del Personal en formato digital y los empleadores a los que ira alcanzando.
Empleadores no alcanzados temporalmente deberán seguir presentando las planillas laborales del período 2024 y anteriores pendientes, y realizar las comunicaciones obligatorias a través de la plataforma del MTESS.
La falta de presentación de planillas será sancionada con multas de 10 a 20 jornales, con multas menores para MIPYMES.
7. Retroactividad
Los empleadores alcanzados por la implementación gradual deberán realizar retroactivamente las comunicaciones y actualizaciones desde el 1 de enero de 2024 para constituir los libros y el registro de información laboral.
En este momento del año donde importantes eventos deportivos se están sucediendo (Copa América y Eurocopa de fútbol) o están próximos a comenzar (Juegos Olímpicos) es una excelente oportunidad para analizar la importancia del compliance en la industria del deporte.
La industria del deporte es un sector dinámico y de gran visibilidad a nivel mundial. Los eventos deportivos atraen a millones de espectadores, generan enormes ingresos y tienen un impacto significativo en la sociedad. Sin embargo, la creciente complejidad y globalización de actividades relacionadas han traído consigo diversos desafíos éticos y legales. En este contexto, el cumplimiento normativo se ha convertido en un componente esencial para garantizar la integridad y sostenibilidad del deporte.
El deporte, al igual que otras industrias, no está exento de casos de corrupción y fraude. Los escándalos de corrupción en organizaciones deportivas de renombre han mostrado la necesidad de sistemas de compliance robustos. La implementación de programas de compliance ha sido crucial para aportar credibilidad y la transparencia en organizaciones tan importantes como la FIFA.
Protección de los Derechos de los Deportistas
El compliance también es vital para proteger los derechos y el bienestar de los deportistas. Casos de abuso y explotación han resaltado la necesidad de políticas claras y mecanismos de denuncia eficaces. La falta de mecanismos adecuados de compliance pudo haber colaborado para que se sucedieran múltiples denuncias relacionadas a conductas inadecuadas en el ámbito de deportes de diferentes tipos.
El compliance juega un papel crucial en la promoción de la igualdad de género y la inclusión en el deporte. La discriminación de género y la falta de representación femenina en cargos directivos son problemas persistentes en muchas organizaciones deportivas. Por ejemplo, la UEFA ha adoptado políticas de compliance para promover la igualdad de género, incluyendo la implementación de cuotas de género en sus comités y la promoción de programas de desarrollo para mujeres en el deporte. Estas medidas ayudan a crear un entorno más inclusivo y equitativo.
Transparencia Financiera y Sostenibilidad
La gestión financiera transparente es fundamental para la sostenibilidad de las organizaciones deportivas. El compliance financiero asegura que los fondos se utilicen de manera adecuada y se eviten prácticas fraudulentas. Un ejemplo notable es el Financial Fair Play (FFP) de la UEFA, un conjunto de regulaciones diseñadas para mejorar la transparencia financiera y la sostenibilidad de los clubes de fútbol europeos. El FFP exige a los clubes operar dentro de sus medios financieros, lo que ayuda a prevenir el endeudamiento excesivo y promueve una competencia más justa.
En ese sentido, un programa de cumplimiento sólido también puede mejorar la reputación de las organizaciones deportivas y aumenta la confianza de los patrocinadores, los aficionados y otras partes interesadas. La percepción pública de la integridad y la transparencia es crucial en la industria del deporte. Por ejemplo, el Comité Olímpico Internacional (COI) ha implementado medidas estrictas de compliance para garantizar la transparencia en la selección de ciudades anfitrionas y la gestión de los Juegos Olímpicos. Estas medidas han sido fundamentales para mantener la confianza en la institución olímpica.
La Agencia Mundial Antidopaje (AMA) es un ejemplo de cómo el compliance puede ser implementado a nivel global para combatir la competencia desleal. La AMA establece y supervisa la aplicación de normas antidopaje, lo que contribuye a mantener la integridad de las competencias deportivas, reglas que son aplicadas en todos los países que participan de competencias internacionales.
Protección de Datos Personales
“El análisis de datos de los deportistas es cada vez más común en el deporte. Asimismo, este análisis ha trascendido a los equipos y ha sido ampliamente divulgado para la afición en general. De esta forma, es común saber cuantos kilómetros recorrió un futbolista, su peso, horas de entrenamiento, entre otros. La forma en la cual se recopilan, tratan y compartan estos datos es un aspecto a considerar, toda vez que las bases de legitimación para procesar los datos personales pueden variar de un país a otro y además, algunos de estos datos podrían ser considerados como datos sensibles en algunos ordenamientos”, indica Juan Carlos Tristán, Socio de la firma BLP de Costa Rica y con fuerte presencia en Centroamérica.
Según Rodrigo Albagli, socio de la firma legal albabli zaliasnik de Chile, “en el deporte, el compliance se ha convertido en un pilar fundamental para garantizar la transparencia, la ética y la integridad en todas las operaciones. Implementar programas de cumplimiento normativo no solo asegura que los clubes y las organizaciones deportivas se adhieran a las leyes y regulaciones vigentes, sino que también promueve un entorno deportivo justo y responsable
Por los motivos descriptos, podemos afirmar que el compliance en la industria del deporte no es solo una cuestión de cumplir con las leyes y regulaciones, sino también de promover una cultura de integridad, transparencia y responsabilidad. Los programas de compliance robustos ayudan a prevenir la corrupción, proteger los derechos de los deportistas, promover la igualdad de género e inclusión, garantizar la transparencia financiera, mejorar la reputación y fomentar el juego limpio. La implementación efectiva de estas prácticas es fundamental para el futuro sostenible y ético del deporte. Las organizaciones deportivas que adopten un enfoque proactivo hacia el compliance estarán mejor posicionadas para enfrentar los desafíos y aprovechar las oportunidades en este entorno dinámico y en constante evolución.
En virtud de la normativa sobre Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales en Costa Rica, las personas jurídicas y otras estructuras jurídicas domiciliadas en el país, los administradores de recursos de terceros a favor de sus clientes, las organizaciones sin fines de lucro y los fideicomisos privados, incluyendo los fideicomisos extranjeros que realizan actividades en Costa Rica, deben declarar y presentar la información de sus beneficiarios finales en el sistema de Central Directo, creado y administrado por el Banco Central de Costa Rica.
Esta obligación tiene varios años vigente en Costa Rica y si bien no se ha mantenido incólume y ha sufrido distintas varias, es mediante el Decreto Ejecutivo N° 44390-H, publicado en marzo de 2024, que se emitió un nuevo Reglamento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF), el cual como consecuencia derogó el anterior reglamento, emitido el 5 de abril de 2018 mediante el Decreto Ejecutivo N° 41040-H, que hasta ese entonces había reglamentado el funcionamiento de este Registro.
El nuevo Reglamento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales trae consigo importantes cambios que buscan fortalecer la transparencia y la rendición de cuentas en las estructuras empresariales y de entidades públicas. Los sujetos obligados y sus representantes legales deben estar atentos a las modificaciones y asegurarse de cumplir con las nuevas disposiciones para evitar posibles y futuras contingencias legales.
Los principales cambios introducidos son:
Periodo de Declaración Ordinaria
Por una única vez y por el año 2024, la declaración ordinaria debe presentarse entre el 1 y el 31 de julio. A partir del próximo año, las declaraciones se efectuarán, según se estipuló originalmente, durante el mes de abril, salvo que se llegar a informar lo contrario.
Ampliación de Sujetos Obligados
Se incorporan como nuevos sujetos obligados al suministro de información:
Empresas públicas estatales
Empresas públicas no estatales
Entes públicos no estatales.
Lo anterior, en el tanto dichos sujetos tengan participación de personas físicas o jurídicas privadas en su capital social.
Poderes para la presentación de las declaraciones
Se elimina la posibilidad de que apoderados especiales de los sujetos obligaciones presenten las declaraciones y, en casos excepcionales y justificados, podrán hacerlo sus apoderados generalísimos. Esta normativa se encuentra actualmente suspendida, en virtud de que, el 19 de abril de 2024, el Tribunal Contencioso Administrativo acogió una solicitud de Medida Cautelar Provisionalísima presentada por el Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica contra el Estado, ordenando la suspensión provisional del párrafo tercero del artículo 5 del nuevo Reglamento. En virtud de esto, la declaración ordinaria de este año podrá presentarse, al igual que en años anteriores, mediante un apoderado especial, salvo que el Tribunal resuelva lo contrario antes del mes de julio.
Verificación y Validación de Información
Se establece la obligación del responsable del suministro de información de verificar y validar la veracidad de toda la información que se suministre al RTBF. Además, deben realizarse las acciones necesarias para identificar plenamente a los beneficiarios finales. Lo anterior, mediante la realización de los actos de debida diligencia necesarios para obtener la información que identifique la estructura accionaria y la identidad de los participantes del sujeto obligado, así como, manteniendo la documentación soporte pertinente que respalde dicha declaración.
Conservación de Documentos
La información, registros y documentos que respalden la debida diligencia realizada por el responsable, debe conservarse y estar disponibles de manera inmediata, precisa y actualizada para atender cualesquiera procesos de auditoría y supervisión realizadas, por un periodo de 5 años a partir de la fecha en que se registre y envíe la última declaración.
Determinación de Beneficiarios Finales
Se establecen disposiciones detalladas sobre la determinación de los beneficiarios finales de las personas jurídicas y los demás sujetos obligados a reportar información. Siendo clasificados por este Registro, como beneficiarios finales a quienes tienen control directo o indirecto en el capital social, derechos de voto mayoritarios, la capacidad de designar o cesar órganos de administración, o control sobre la persona jurídica por cualquier mecanismo. En ausencia de identificación, el beneficiario final será un directivo o representante superior. Exceptuando lo anterior, el caso de los fideicomisos, en el cual los beneficiarios finales son todas las partes involucradas, es decir, fideicomitente, fideicomisario y fiduciario, y para las organizaciones sin fines de lucro, son las personas con cargos directivos o gerenciales.
Información requerida de Beneficiarios Finales
El sujeto obligado deberá declarar la información personal que permita identificar a sus beneficiarios finales y/o estructuras jurídicas que formen parte de su cadena accionaria y en el tanto sean extranjeras, hasta identificar a los beneficiarios finales. La omisión de presentar información sobre algún beneficiario final resultará en el incumplimiento por parte del obligado de la presentación del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales.
Ahora bien, cuando no se puedan identificar los beneficiarios finales de entidades jurídicas extranjeras tras agotar las acciones reglamentarias, se presumirá que el beneficiario final es el administrador en Costa Rica. El responsable debe declarar bajo juramento las gestiones realizadas y las limitaciones encontradas, guardando esta documentación para la Dirección General de Tributación y el Instituto Costarricense sobre Drogas. La declaración jurada debe incluir documentos de respaldo, como certificaciones de autoridades extranjeras o cualquier otro documento certificado, que deben estar consularizados o apostillados y, si es necesario, traducidos.
El pasado 24 de mayo se publicó en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de México el “ACUERDO MODIFICATORIO A LAS REGLAS DE CARÁCTER GENERAL DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS PARA EL EJERCICIO FISCAL 2024”, mediante el cual se establecieron diversas reglas administrativas aplicables a esos impuestos.
En ese sentido, de conformidad con el Artículo 69 V Quáter del Código Financiero del Estado de México y sus Municipios, los contribuyentes del Impuesto a la Emisión de Contaminantes al Agua deberán presentar declaraciones trimestrales dentro de los diez días siguientes al trimestre en que se causó el impuesto.
Es importante señalar que el primer pago de este impuesto, correspondiente al trimestre de abril, mayo y junio, deberá realizarse a más tardar el 10 de julio de 2024. Posteriormente, se contará con un plazo de 15 días hábiles para presentar el amparo indirecto en contra de esta contribución.
Por primera vez en su historia, la Superintendencia ha sancionado directamente a un representante legal por incumplir las instrucciones relacionadas con el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT). Esta decisión envía un poderoso mensaje a todos los representantes legales de empresas obligadas a implementar el SAGRILAFT: el incumplimiento puede resultar en multas personales.
La multa
En el caso específico, una empresa dedicada a la importación y distribución de aceros para la industria de la construcción fue sancionada con cuatro multas que suman $280.000.000 de pesos (equivalentes a USD 72.600 dólares).
Lo más relevante es que el representante legal también recibió una sanción personal de $37.500.000 pesos (cerca de USD 9.800 dólares), por el “incumplimiento de las funciones incorporadas en el numeral 5.1.4.2 del capítulo x de la circular básica jurídica de la superintendencia de sociedades.”
La empresa reconoció que, debido a desconocimiento normativo, no implementó adecuadamente el SAGRILAFT entre agosto de 2021 y mayo de 2023; a pesar de contar con diversos controles, no se estableció el sistema requerido. Resulta importante recordar que, para la Superintendencia de Sociedades la sanción por incumplimiento es independiente a la
materialización de riesgos de Lavado de Activos. De hecho, en la resolución se indica que el hecho de “que no se materializaron riesgos de LA/FT/FPADM no es sinónimo de que [La Compañía] no haya puesto en
peligro bienes jurídicamente tutelados que desde el Ente Supervisor se busca proteger a través de la obligación de la implementación de sistemas de gestión de riesgos”, y concluye que “el no seguimiento de las órdenes
impartidas por esta Superintendencia por parte de [la Compañía] sí puso en peligro bienes jurídicamente protegidos por el ordenamiento colombiano.”
