Chile | Seis características de un canal de denuncias bien implementado
Los canales de denuncia son una herramienta clave para las empresas que deseen implementar una cultura corporativa de integridad y contar con espacios seguros de trabajo.
Estos permiten detectar irregularidades que pudieran comprometer la responsabilidad de la empresa, pero también la seguridad y salud de los trabajadores. Un programa de compliance bien implementado, por lo general buscará desarrollar una herramienta de este tipo como apoyo al cumplimiento de los deberes de dirección y supervisión que exige la ley, pero ¿Qué características tiene un canal correctamente implementado?
- Es conocido por todos los miembros de la organización
No basta con solo tener un canal, sino que las empresas deben asegurarse de difundir y dar a conocer cabalmente esta herramienta a sus trabajadores, de manera tal que estos la identifiquen como una instancia a la que pueden acudir. Es importante que esta difusión abarque no solo la existencia del canal sino que también la información clave asociada a el. ¿Qué se puede denunciar? ¿Cómo accedo? ¿Qué pasa si denuncio? Entre otras interrogantes.
- Es de fácil acceso
Este desafío es aún mayor cuando no todos los trabajadores prestan sus servicios en oficina sino que en distintos tipos de faena, ya que se debe velar por que todos los miembros de la empresa puedan acceder al canal desde el lugar que prestan los servicios. En esta línea, existen diversas opciones: habilitación de un link al que se pueda acceder desde el celular, desarrollo de una app móvil, instalación de medios físicos en aquellas faenas de trabajo en las que no exista un computador al alcance, instalación de computadores especialmente destinados a estos efectos, etc. Lo importante es asegurarse de que sea una herramienta accesible por todos y en caso de que sea necesario, adoptar medidas adicionales para que este acceso se facilite.
- Está abierto a terceros
Generalmente los canales de denuncia son para uso interno, es decir, solo para quienes formen parte de la empresa. Sin embargo, abrir el canal a tercero puede ser una buena práctica en tanto permite que clientes y proveedores puedan informar de irregularidades que han presenciado y/o sufrido en las relaciones con la empresa. Asimismo, permite a la comunidad un flujo de comunicación con la organización en caso de que esta genere impactos negativos en sus alrededores. Si bien, esto puede provocar que lleguen denuncias de diverso tipo, se puede generar un flujo para que estas se deriven al área correspondiente y esta vea si procede hacer algo o no.
- Transmite confianza
Esta es quizás una de las metas más difíciles de alcanzar: que los miembros de una organización se sientan protegidos en caso de denunciar. Para ello, la empresa debe invertir recursos en evitar las represalias y, actuar conforme a ello en caso de recibir una denuncia que pudiera ser delicada y/o afectar a algún cargo relevante y/o estratégico de la empresa. A través de su actuar, la organización debe ser capaz de generar confianza en sus trabajadores para que estos sientan que podrán denunciar sin poner en riesgo su integridad, ambiente laboral, e incluso, su puesto de trabajo. Una de las maneras de generar confianza, es la posibilidad de efectuar la denuncia en forma anónima. En este caso, la empresa deberá definir qué conductas podrán denunciarse anónimamente y cuáles no (por ejemplo, aquellas que la ley exige identidad del denunciante como en el acoso sexual).
- Se mantiene activo
Uno de los errores más comunes que se cometen por las empresas es pensar que si no se reciben denuncias, esto es porque nada malo ocurre dentro de ellas. Lo cierto es que, la falta de denuncias es un posible síntoma de que este no se usa y los trabajadores, proveedores, clientes, y otros usuarios, no confían en él o no lo conocen. Asimismo, muchas veces se instala la aprehensión de que implementar un canal de denuncias hará que se mal utilice para informar o ingresar quejas o detalles que exceden el objetivo de la plataforma, sin embargo, esto debe manejarse definiendo un flujo de derivación de las denuncias al área encargada. La recepción de muchas denuncias, aun cuando no estén relacionadas, debe mirarse con buenos ojos pues significa que la gente sí acude a él.
- Tiene un proceso definido para el tratamiento de denuncias
Respecto a este punto, la implementación de un canal de denuncias trae consigo la necesidad de regular la manera en la que se procesarán las denuncias recibidas y la manera en la que se investigarán los hechos contenidos en ella. En esta línea, las organizaciones están obligadas a respetar los derechos humanos y garantías constitucionales como el derecho a un debido proceso, la presunción de inocencia, etc. Asimismo, se debe regular qué pasará cuando una conducta se logre acreditar, transparentando las sanciones que pudieran ser aplicables.
Para obtener más información sobre estos temas pueden contactar a:
Francisca Franzani | Directora Grupo Compliance | ffranzani@az.cl
Florencia Fuentealba | Asociada Grupo Compliance | ffuentealba@az.cl