Por Cynthia Hernández, coordinadora de Cumplimiento en Promigas, Colombia.
¿Alguna vez te has preguntado si realmente estás gestionando el riesgo de soborno que representan esos proveedores que interactúan con entidades públicas en nombre de tu empresa?
Si la respuesta es no, o no con la profundidad suficiente, este es el momento de detenerse y reflexionar.
En la mayoría de las organizaciones contamos con proveedores de servicios legales, asesores, gestores, agencias de aduana o tramitadores que, para cumplir su labor, deben relacionarse con autoridades públicas, y los tratamos como cualquier otro tipo de proveedor o de contratista. Sin embargo, con frecuencia desconocemos cómo actúan, qué prácticas emplean o si comparten los valores éticos de la empresa. Esta omisión puede convertirse en un riesgo reputacional grave y, en muchos casos, devastador.
¿Qué pasaría si uno de ellos, por agilizar el trámite o la gestión que le encomendaste, le ofrece una dádiva al funcionario público con el que está realizando el trámite y luego tu empresa resulta implicada en un proceso judicial, administrativo y aparece en notas de prensa desprestigiándola?
¿Tendrías cómo defender la gestión de la empresa y demostrar que ese proveedor no actuó bajo tu consentimiento y fue a espaldas de la empresa?
Solo cuando pasan este tipo de situaciones es cuando muchas veces evidenciamos que nos faltó algo en nuestro programa de transparencia, y podría ser demasiado tarde.
Entonces, ¿qué podemos hacer? ¿Por dónde empezar?
El primer paso es identificarlos. Saber quiénes son esos terceros y cuáles interactúan con entidades públicas es esencial para poder evaluarlos. A partir de allí, resulta posible diseñar un plan que permita identificar los riesgos específicos que cada proveedor representa. No es lo mismo contratar a un abogado para emitir un concepto que encomendarle la representación ante una autoridad administrativa o judicial; el nivel de exposición y riesgo es claramente distinto, incluso si el mismo abogado está ejecutando ambos servicios.
Por ello, una debida diligencia proporcional al nivel de riesgo es clave. Conocer la trayectoria del proveedor, su reputación y si cuenta o no con programas de transparencia y ética empresarial, nos permite tomar decisiones más informadas. En la práctica, gestionar estos terceros implica crear una especie de “microprograma de cumplimiento” que permita monitoreo y evaluación constante, sin perder de vista los límites legales de la relación contractual.
Ahora bien, tendemos a subestimar a las grandes empresas o con trayectoria o, al revés, a las pequeñas o que están iniciando. Tendemos también a pensar que aplicar este tipo de medidas es costoso, pero no lo es; realmente solo requiere organización y un esquema claro.
Aquí surge una inquietud válida: ¿cómo supervisar a un proveedor sin vulnerar su independencia ni generar riesgos laborales para la empresa? La respuesta está en un diseño cuidadoso de las medidas de control, recordando siempre el principio de la primacía de la realidad. Mitigar el riesgo de soborno no puede traducirse en la creación inadvertida de otro riesgo legal, como lo es el riesgo de simulación laboral o contrato realidad.
Una herramienta que recomiendo de manera transversal es la formación. Capacitar a proveedores y contratistas es una vía efectiva para mitigar el riesgo sin vulnerar la autonomía ni generar otro tipo de riesgos. Esto nos permite:
- sensibilizar sobre el riesgo de soborno y corrupción.
- reforzar la postura ética de la empresa.
- dejar evidencia de la gestión preventiva.
- generar confianza.
Estos espacios permiten algo aún más valioso: desnormalizar prácticas indebidas que, en muchos contextos, han sido asumidas como parte del día a día.
He sido testigo de cómo, a través de ejemplos y casos reales, muchos proveedores reconocen situaciones que habían vivido o conductas que habían normalizado sin ser plenamente conscientes de su impacto. Abrir esos espacios es aportar a una cultura de transparencia que trasciende a la empresa y se proyecta a la sociedad, ya que no debemos olvidar que a través de un programa de transparencia efectivo también estamos transformando la sociedad.
En síntesis, identificar, evaluar, capacitar y acompañar a los proveedores que hablan en nuestro nombre no solo protege la reputación empresarial, sino que contribuye a construir entornos más íntegros y confiables.
La prevención del soborno no es solo una obligación normativa; es una responsabilidad ética con el país y con el futuro que queremos construir.
Cynthia Hernández, coordinadora de Cumplimiento en Promigas, Colombia.
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