Y por qué es importante tenerlos en empresas de todos los tamaños

Los programas de cumplimiento (también llamados “modelos” de cumplimiento) son un conjunto de políticas, procedimientos y acciones que toma una empresa con el fin de identificar y reducir los riesgos de infringir la Ley, remediar eventuales infracciones y generar una cultura de cumplimiento en la empresa.

Tipos de programas de cumplimiento

Dado que su propósito es reducir los riesgos y las consecuencias de un incumplimiento, las empresas pueden desarrollar programas de cumplimiento en diversas actividades de la empresa, dependiendo de sus necesidades especiales y exposición.

Los programas más comunes se elaboran para cubrir, entre otros, las áreas de anti-corrupción, gobierno corporativo, competencia, protección de datos, ambiental, laboral, bancario y financiero.

Beneficios de contar con un modelo de cumplimiento adecuado

Un programa de cumplimiento sólido ayudará a la empresa a demostrar su compromiso con el respeto a las leyes; administrar mejor los riesgos de infringir la Ley; mejorar las relaciones con sus clientes y proveedores; desarrollar una mejor reputación; remediar y reducir las consecuencias de una eventual infracción.

En algunos casos, la Ley establece beneficios concretos por contar con un modelo de cumplimiento. Por ejemplo, en Costa Rica, la “Ley de Responsabilidad de las Personas Jurídicas sobre Cohechos Domésticos, Soborno Transnacional y otros Delitos” establece que las eventuales sanciones se podrán reducir hasta en un 40%, y la “Ley de Fortalecimiento de las Autoridades de Competencia” establece que la autoridad de competencia podrá considerar como un atenuante de la intencionalidad, si el infractor demuestra haber adoptado de previo al inicio de la investigación un programa de cumplimiento que reúna determinados requisitos.

Elementos de un programa de cumplimiento

Existen diversos tipos de programas de cumplimiento, cada uno con sus características especiales. Sin embargo, en términos generales se puede señalar que un modelo o programa de cumplimiento sólido contiene al menos los siguientes componentes:

• Debe ser específico para la empresa o industria.
• Demostrar un compromiso real de cumplir, adoptado por los órganos superiores de la empresa e incluir la participación de todos los niveles jerárquicos relevantes.
• Identificar las áreas de riesgo de incumplimiento y cómo atenderlos.
• Contemplar mecanismos de debida diligencia sobre los socios comerciales externos a la empresa.
• Desarrollar estructuras y procedimientos internos para su aplicación, incluyendo la designación de un oficial de cumplimiento.
• La adopción del Modelo debe ser constatable y de aplicación sostenida en el tiempo.
• Incluir un programa de comunicación y de capacitación continua para el personal relevante.
• Crear mecanismos de monitoreo, denuncia y consecuencias por el incumplimiento.

En algunos casos, las regulaciones establecen requisitos adicionales, así como formas específicas de cumplirlos.