RESOLUCIÓN POR MEDIO DE LA CUAL SE SANCIONA, POR PRIMERA VEZ, A UN OFICIAL DE CUMPLIMIENTO POR INCUMPLIMIENTOS DEL PTEE Y SAGRILAFT

Por primera vez, la Superintendencia de Sociedades impuso una multa a un Oficial de Cumplimiento por incumplimientos de la compañía a la que presta servicios, de los Capítulos X y XIII de la Circular Básica Jurídica. En la práctica, se impusieron dos multas independientes: una, por incumplimiento del SAGRILAFT y, otra, por incumplimiento del PTEE. Estas multas suman en total doce millones de pesos ($12.000.000). La Superintendencia de Sociedades abrió dos procesos administrativos sancionatorios contra una reconocida empresa del sector textil, por incumplimientos al SAGRILAFT y al PTEE, tras una visita de inspección a la Compañía. Como parte de su investigación y del proceso administrativo, la Superintendencia también imputó cargos al Oficial de Cumplimiento, por fallar en su deber de supervisión y ejecución de los estándares contenidos en los Capítulos X y XIII de la Circular Básica Jurídica. La Superintendencia impuso una multa de COP $6.000.000 al Oficial de Cumplimiento luego de establecer que este incumplió las funciones incorporadas en el numeral 5.1.4.3.2. del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica. Específicamente, la Superintendencia argumentó que el Oficial de Cumplimiento incumplió sus obligaciones de: ❖ Coordinar efectivamente las capacitaciones – literal d. ❖ Verificar los procedimientos de Debida Diligencia y Debida Diligencia intensificada – literal g. ❖ Valorar y hacer seguimiento a la ocurrencia de los riesgos LA/FT/FPADM – literales i y j.

En cuanto al incumplimiento del PTEE, la Superintendencia impuso una multa de COP $6.000.000 al Oficial de Cumplimiento luego de establecer que este incumplió sus funciones de acuerdo con el numeral 5.1.5.3.2. del Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica, específicamente:

•  Implementación y actualización de una matriz de riesgos C/ST, así como el diseño de las metodologías de clasificación, identificación, medición y control del riesgo C/ST – literales c y k.
•  Liderar y coordinar apropiadamente las capacitaciones sobre el PTEE – literal h.
•  Verificar el cumplimiento de los procedimientos de Debida Diligencia – literal i.

De acuerdo con los cargos impuestos, durante su visita de inspección, la Superintendencia notó que los procesos mencionados: (i) no estaban en cabeza, o no contaban con un acceso y supervisión constantes del Oficial de Cumplimiento, (iii) o estaban siendo desarrollados de forma deficiente. En su visita, la Superintendencia notó las siguientes deficiencias en el cumplimiento de la entidad obligada, que también desembocaron en el incumplimiento del Oficial de sus funciones:

•  La Superintendencia indicó que las matrices no cumplían con los requisitos formales y materiales de acuerdo con los Capítulos X y XIII de la Circular Básica Jurídica. Más allá de este incumplimiento de la empresa obligada, consideró que el Oficial de Cumplimiento había fallado en sus obligaciones pues no sólo no tenía acceso a las matrices, sino que no pudo evidenciar su participación y control de la metodología de clasificación, identificación, medición y control de los riesgos LA/FT/FPADM y C/ST, ni de la tarea de actualización y seguimiento a las matrices.
• Las capacitaciones realizadas fueron deficientes. El Oficial de Cumplimiento manifestó que las actividades de capacitación constaron en el envío de varios correos con información sobre el SAFRILAFT y el PTEE y la divulgación de algunos conceptos por medio de la emisora de la entidad obligada. En concepto de la Superintendencia, esta gestión es deficiente, toda vez que no garantiza que los empleados, administradores y contratistas comprendan adecuadamente las estrategias para la prevención de los riesgos LA/FT/FPADM y C/ST.
• La Superintendencia de Sociedades consideró que los mecanismos implementados por la empresa obligada como “debida diligencia” se quedaban cortos de los estándares incluidos en los Capítulos X y XIII de la Circular Básica Jurídica. Al ser el Oficial de Cumplimiento el responsable de la verificación tiene la responsabilidad de que los procesos alcancen los estándares mínimos requeridos por la Superintendencia de Sociedades y ha fallado en esta gestión
• Es importante mencionar que uno de los requisitos para los Oficiales de Cumplimiento es que gocen de “la capacidad para tomar decisiones para gestionar el riesgo”. Esto, junto con las funciones mínimas que asignan los Capítulos X y XIII de la Circular Básica Jurídica, implica que el Oficial de Cumplimiento es responsable de ejecutar las políticas y procedimientos del SAGRILAFT y el PTEE en los términos y en cumplimiento de los estándares dispuestos por la Superintendencia de Sociedades, y que el incumplimiento de estos estándares u obligaciones puede ser, a su vez, incumplimiento de las funciones del Oficial.
• De las dos resoluciones entonces resulta posible afirmar que las sanciones por incumplimiento de las disposiciones que regulan el SAGRILAFT y el PTEE ya no son exclusivas de las sociedades ni los representantes legales, sino que, además, estas se extenderán a los Oficiales de Cumplimiento de encontrarse responsables frente al incumplimiento en sus funciones.
• A su vez, estas nuevas sanciones reflejan la importancia de que el Oficial de Cumplimiento tenga efectiva visibilidad, conocimiento y control sobre los distintos procesos, procedimientos y documentos que componen los sistemas del SAGRILAFT y el PTEE, y que cumpla con todas las obligaciones que le son propias de acuerdo con la regulación vigente. También, se resalta la importancia que tiene saber cómo recibir las visitas de la Superintendencia y cómo presentar los procesos y procedimientos de manera que sea claro el cumplimiento de la sociedad obligada de los requisitos y estándares requeridos.

Oscar Tutasaura, Socio del área Cumplimiento e Investigaciones Internas en Posse Herrera Ruiz