Posterior a tres años desde la cúspide del “Work from home”, y las inversiones en capital tecnológico realizadas por las empresas, nos encontramos frente a un nuevo panorama con el regreso gradual al trabajo presencial. Este regreso ha implicado un cambio en las necesidades y expectativas de los trabajadores. Ahora buscan espacios de oficinas con términos de uso y ocupación flexibles, que les permitan ir explorando gradualmente las cambiantes necesidades de trabajo, como lo son, por ejemplo, los espacios compartidos de trabajo denominados Coworking o bien los espacios de trabajo flexibles conocidos como “Flex Space”.
En general, es importante conocer las particularidades de los contratos de uso y/o arrendamiento para estas nuevas modalidades de espacio. Además de las condiciones contractuales usuales de un arrendamiento, o contrato de servicios, los contratos deben de establecer claramente la duración y formato de la relación contractual; el horario y modo de acceso a las instalaciones, las densidades de uso, las posibilidades de expansión en caso de contratar más trabajadores; los costos, gastos, y seguros requeridos. También se vuelve indispensable resolver el uso de espacios de parqueo (donde aplique), y definir el tipo de uso y espacios dentro del centro laboral, así como el mobiliario y equipo incluidos.
Por parte de los propietarios y usuarios de estos espacios, se cuenta con dos principales necesidades: flexibilidad y estabilidad. Por un lado, el empresario inquilino busca flexibilidad en cuanto al uso del espacio y servicios, que le permita expandir o reducir su operación. Igualmente, busca estabilidad en cuanto a conocer sus costos y gastos de una forma segura, y en la medida de los posibles, busca asignar a otros, responsabilidades que no son parte de su negocio, como el mantenimiento y reparación, los espacios de trabajo y su administración inmobiliaria.
Por otro lado, el propietario del inmueble busca poder asegurar contratos que, además de regular la relación con el inquilino, le permitan recuperar la inversión que realizó, garantizando los plazos de sus contratos en la medida de lo posible, pero guardándose la posibilidad de contar con plazos cortos. Esto presenta retos en los países en los cuales los arrendamientos tienen plazos mínimos asignados por ley.
Finalmente, se torna importante mencionar que además de los beneficios y condiciones indicados, estos formatos de trabajo más flexibles, que permiten a varias empresas y trabajadores convivir de una forma cercana, tiene el valor agregado de crear una red de contactos (networking) y comunidad entre personas y empresas de varias disciplinas, pudiendo entablar relaciones comerciales y personales importantes., y creando además una experiencia de trabajo positiva No obstante, esto genera retos importantes en cuanto a la retención de talento, la protección de las políticas de empresa personales y al ambiente de trabajo de cada empresa y, sobre todo, la protección de datos e información empresarial.
Estamos ante un paradigma en que los requisitos de los empresarios en cuanto a sus necesidades de los espacios de trabajo son inciertos, cambiantes y en muchos casos nuevos, y, por tanto, las relaciones entre propietarios e inquilinos deben de ser reguladas, pero de manera tal que permitan esa fluidez necesaria, garantizando la seguridad jurídica y la mejor experiencia a los usuarios.
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Juan Carlos Tristán | Socio BLP | jtristan@blplegal.com
