by Juan Manuel González | Mar 13, 2024 | Noticias, Opinión
En enero pasado, Fundación Generación Empresarial presentó los resultados de un estudio que se ha estado realizando anualmente desde hace 18 años. Un total de 165 instituciones públicas y privadas, con y sin fines de lucro, grandes y pequeñas, se animaron a ser parte del Reconocimiento al Compromiso con la Integridad, proceso que les permite saber cómo viven los valores, y que culminó con una ceremonia que distinguió a las que más sobresalieron. Se trata del mayor número que ha participado en esta actividad que contempla la aplicación del Barómetro de Valores e Integridad Organizacional y la entrega de documentación que acredite buenas prácticas. Más de 45 mil personas de todos los estamentos respondieron esta encuesta sobre el avance de la “cultura de integridad” en su lugar de trabajo, comunicando con hechos y no con palabras, que la integridad es un valor central en su quehacer, y que están haciendo esfuerzos genuinos para superarse.
En promedio, las personas que respondieron el Barómetro se expresaron positivamente del lugar donde trabajan. Dijeron que hay valores establecidos y se promueven (87%), que son difundidos activamente (82%) y que los directivos actúan de acuerdo con ellos dando el ejemplo (72%). También manifestaron la preocupación de que su organización se pudiera ver involucrada en escándalos de corrupción (una de cada tres personas). Estas cifras son motivo para estar optimistas. Pero la situación del país nos hace ser cautos pues, en las circunstancias que hoy vivimos, no es la integridad la que acapara los titulares de prensa, sino la corrupción.
El Barómetro mide percepciones y las Pautas de Acreditación registran la institucionalización de prácticas del Programa de Ética y Cumplimiento. Hoy se habla del “compliance” para referirse a las exigencias legales que deben cumplirse, pero si esto se transforma en un tema que se encarga solo a los abogados, no ayuda mucho. Así no se cambian mayormente los comportamientos.
El foco debe estar puesto en el gobierno corporativo y en la cultura, es decir, en la forma en que se espera que se hagan las cosas, cómo se conduce la organización y se toman las decisiones en el nivel superior. Esto implica que el “the tone at the top”, que se refiere a las acciones que promueven los directivos, debe ser eficaz en comunicar con fuerza las implicancias éticas del comportamiento en todos los niveles de la organización. Su mensaje debe ser que hay que esforzarse por “hacer las cosas bien”, y que se confía en la capacidad de las personas de autorregular su conducta. La mejor forma de hacer creíble este mensaje es a través de un liderazgo ético que “habla desde el actuar” y “tolerancia cero” ante el abuso y la corrupción.
No solo ganan las personas con un comportamiento apegado a valores. Quien actúa como corresponde, cualquiera sea su rol, va a sentir la satisfacción de haber puesto lo mejor de sí y esto tendrá un impacto positivo en el ambiente de trabajo. Lo mismo ocurre con las organizaciones. Su esfuerzo por hacer las cosas apoya a la integridad de todo el país. De allí la importancia de que todas las organizaciones se “atrevan a ser mejores”. Medirse es el primer paso del cambio, pues muestra la intención de renovarse. Pero es preciso avanzar más allá de la medición… es hora de actuar.
Por Fernanda Hurtado, Gerente General FGE y Colaboradora de Compliance Latam.
by Juan Manuel González | Mar 11, 2024 | Noticias, Opinión
El litigio estratégico, también llamado litigio de impacto, es una herramienta cuyo uso es cada vez más frecuente y que ayuda a lograr la equidad de género. Es importante entender qué es y cuál es su alcance, para fomentar su uso a futuro y seguir desarrollando avances en esta materia.
Desde hace tiempo, pero en particular en las últimas décadas, la sociedad ha comenzado a preocuparse por conseguir la equidad de género. Esta preocupación se le ha presentado a políticos, líderes y gobiernos de muchas maneras, pero en particular a través de manifestaciones. Es cierto que la sociedad civil ha sido uno de los grandes motores de este impulso, pero también debe reconocerse el trabajo de las organizaciones que tienen a la equidad como un fin en sí mismo.
Estas organizaciones han sido fundamentales en la promoción de políticas públicas para que los gobiernos establezcan las bases para eliminar la desigualdad y brindar oportunidades equitativas a todos y todas.
Sin embargo, es común que los gobiernos, y en particular los poderes legislativos, no comprendan a cabalidad las peticiones que hace la sociedad en estos temas. Esto puede ocurrir muchas veces por machismo o incluso por falta de miras para entender que existe un problema. Esto no es de extrañar, dado que los congresos son representantes de las sociedades; estas mismas sociedades adolecen de los mismos problemas, y que, en el mejor de los casos, apenas comienzan sus procesos de deconstrucción.
Por eso se han controvertido legalmente las políticas públicas que no cumplen con los estándares internacionales de equidad, sea porque su fin no es bien entendido o porque la forma de aplicar estas políticas no contribuye a alcanzar el objetivo de la equidad.
Es aquí donde entra el litigio estratégico como una vía que abre caminos de protección a través del uso de herramientas judiciales. El litigio estratégico representa a la persona con una situación particular y peticiones comunes de grupos minoritarios, que ejemplifican perfectamente los problemas en las leyes y políticas que de otra manera no podrían alcanzarse a entender.
Para demostrar que una ley es incorrecta, desarrollar un juicio y controvertir la norma que fue aplicada a un caso concreto con circunstancias y personas específicas, siempre será mucho más fácil que advertir su inconstitucionalidad de forma abstracta.
En México, y en el resto del mundo, se han logrado establecer precedentes importantes en esta materia como, por ejemplo, en materia penal, el derecho a que una mujer no sea sancionada por practicar un aborto.
También, fue a través de una serie de juicios, que se disminuyeron diferencias entre hombre y mujer en materia laboral. Esto incluyo casos donde se prohibió despedir mujeres embarazadas, cuestionar la política que solo se brindaba el servicio de guardería a la mujer trabajadora, pero no al hombre trabajador; refrendando la idea de que, si un hombre trabajaba, no necesitaba esa prestación pues seguramente su esposa no trabajaría y cuidaría a los hijos.
Además, se abrió la posibilidad de reconocer el trabajo de casa con los mismos derechos que cualquier otro. Esto permitió el establecimiento de pensiones a mujeres que se mantuvieron a cargo del hogar mientras el esposo trabajaba, y también generó un sistema de seguridad social para las personas trabajadoras del hogar que permite gocen de prestaciones a la par que cualquier empleo debe gozar.
En materia administrativa, es importante destacar las interpretaciones de los alcances de la reparación de las víctimas por parte de los órganos del estado, incluyendo la aceptación de responsabilidad, que ha llevado muchas veces directamente a modificar políticas públicas y legislaciones discriminatorias.
Estos asuntos no solo han otorgado beneficios a las personas que promueven dichos juicios, sino que generan precedentes que sirven para ser aplicados por cortes inferiores o locales en asuntos similares, y en algunos casos han logrado incluso impulsar el interés de llevar a cabo reformas legislativas e incluso constitucionales para establecer derechos y sus alcances y la forma en que los gobiernos deben responder a los problemas que enfrentan las mujeres.
Estos cambios son fundamentales, y aunque no son veloces, terminan por influir en el largo plazo en la sociedad y los individuos, consiguiendo así que las sociedades modifiquen sus reglas en favor de la equidad.
En el marco del Día de la mujer, es necesario resaltar y recordar este tipo de herramientas, así como celebrar a las abogadas y abogados que, generalmente de manera pro bono, buscan la creación de oportunidades igualitarias y el fin de la violencia de género a través de la defensa de las personas afectadas. Lo mismo con las organizaciones que día a día dan sentido al derecho y a las políticas públicas para que tengan un mejor acceso a la justicia.
Por último, pero no de menor importancia, es necesario reconocer a las personas juzgadoras que, con visión progresista y muchas veces con considerable valentía, brindan a los casos las sentencias emblemáticas que se festejan en días como hoy.
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Por, Diana Rangel León, Consejera Bashan, Ringe y Correa.
by Juan Manuel González | Mar 8, 2024 | Noticias, Opinión
“Como mujeres, debemos defendernos a nosotras mismas. Debemos defendernos unas a otras. Debemos defender la justicia para todas”. – Michelle Obama
Entendiendo que la sororidad es la relación de solidaridad entre las mujeres, especialmente en la lucha por su empoderamiento, desde el punto de vista práctico y de aplicación, es complicado determinar cuáles son las prácticas más efectivas y con mayor impacto que podemos implementar para lograr apoyar a otras mujeres en esta lucha por el empoderamiento.
Por ello, y con base en mis experiencias personales y de algunas otras profesionistas del derecho, a continuación, se describen algunas prácticas recomendadas para incentivar la práctica de sororidad de manera efectiva entre profesionistas del derecho.
1. No juzgues y honra la historia de otras mujeres.
En muchas ocasiones tendemos a juzgar y/o minimizar las vivencias de otras mujeres, y es que, cada mujer tiene una historia que la ha llevado a ser lo que es, es un cúmulo de experiencias que ha tenido como resultado el forjamiento de carácter. Al honrar sus historias, aprendemos de vivencias y experiencias que enriquecen nuestra propia perspectiva; mientras que al no juzgar creamos un entorno de confianza, en el cual la red de apoyo será genuina y libre de prejuicios. Aun cuando seamos todas mujeres, y hayamos sido todas discriminadas; no lo hemos sido de la misma manera ya que la interseccionalidad que nos dan ciertos atributos como privilegio, ausencia de este, clase social, preferencia sexual, etnia, edad, entre otros diferencian en gran medida las experiencias entre la una y la otra.
2. Evita criticas tóxicas a otra mujer.
Esto no significa estar siempre de acuerdo con otra mujer, sin embargo, debemos de evitar caer en criticas tóxicas que se encuentren versadas en prejuicios de género. Es muy diferente la realización de críticas objetivas y constructivas, que aportan aprendizaje y mejoras a otra mujer; a caer en el uso de apelativos a la personalidad de esta. Y es que, si bien es cierto las mujeres no somos perfectas, también lo es que somos juzgadas con una vara mucho más exigente que a los hombres. Una mujer directa puede ser catalogada como “mandona”, mientras que un hombre directo es catalogado como “líder”. El utilizar adjetivos como “loca”, “perra”, “enojona” o incluso hacer referencia al ciclo menstrual, el físico o vida sexual de una mujer añade toxicidad a cualquier crítica.
3. Pon fin a chismes con respecto a otra mujer.
Ser mujer profesionista es muy difícil, y aun cuando la tendencia es que no te importe el “qué dirán”, en el mundo laboral es muy común escuchar chismes sobre mujeres; sobre su vida sentimental o elección de pareja, sus condiciones como madre, o si son personas conflictivas o problemáticas. Al compartir y/o propagar chismes, desacreditamos los logros profesionales de las mujeres; cuestionamos de una manera muy dura los progresos, damos un peso moral a actitudes que no deberían ser de incumbencia de nadie. En caso de escuchar un chisme con respecto a otra mujer (aun cuando sea cierto), es mejor evitar propiciarlo y poner un fin al mismo.
4. Adopta a una mentee.
Comenzar una vida profesional y cultivarla es muy complicado, no importa en que fase y/o etapa de tu vida profesional te encuentres, tus vivencias podrán servir como guía para mujeres más jóvenes. Ayudar a las futuras generaciones a resolver problemas y tener mayor visibilidad profesional, contribuirá a disminuir la brecha de género. Todo consejo, enseñanza y/o apoyo a otra mujer, la ayudará a crecer profesionalmente y lograr plantear con claridad un plan de carrera que no solo proyecte logros laborales, sino que logre tener un balance entre vida personal y profesional que también impulse su desarrollo integral como mujer.
5. Edúcate, aprende y desaprende.
Aun cuando somos conscientes de la realidad histórica de la discriminación en contra de la mujer por cuestión de género, es importante reconocer que no contamos con la verdad absoluta, en muchas ocasiones la interseccionalidad y el privilegio nublan nuestro juicio, sumando a que actualiza la realidad y supera nuestros conocimientos básicos, por lo cual es responsabilidad de todas y cada una de nosotras el educarnos continuamente, aprender y actualizarnos en cuestión de género, y el desaprender conductas impuestas por la sociedad patriarcal en la que hemos sido educadas.
6. Comparte y celebra los logros de otras mujeres.
Cuando reconocemos, compartimos y celebramos los logros de otras mujeres, nos estamos celebrando a nosotras mismas. Estamos reconociendo y festejando los progresos en el mundo profesional que como género estamos teniendo. Evitar la competencia tóxica y envidias, es vital y necesario, en el entendimiento de que el triunfo de una no significa el fracaso de la otra. Para poder llegar a una sociedad igualitaria en cuestión de género, romper techos de cemento y de cristal, eliminar la brecha salarial, entre otros, es necesario tener representación en órganos de toma de decisión. La representación de las mujeres es clave para continuar con el desarrollo profesional de ellas, celebrar los logros es el primer paso hacia una sociedad igualitaria. El triunfo de una debe ser el triunfo de todas.
7. Tolerancia cero al acoso y hostigamiento sexual.
Justificar acoso sexual hacia otra mujer, es simplemente inaceptable. Una de las principales trabas laborales que tenemos como género es el hostigamiento y acoso sexual. Al creer a la víctima, no cuestionarla y apoyar a la creación de políticas y procesos de tolerancia cero al acoso y hostigamiento sexual en el centro de trabajo, estamos creando un entorno laboral seguro para todas.
8. Escucha y sé empática con otras mujeres.
Como seres humanos reaccionamos de manera diferente ante los diversos sucesos de nuestras vidas. Si una mujer quiere tu consejo, quiere tu apoyo o simplemente quiere desahogarse contigo, escúchala y sé empática. La empatía es una cualidad que permite convivencia positiva, mejora las competencias sociales, desarrolla la relación con otras personas y genera un ambiente de confianza y complicidad que nos ayudará a entender mejor a las demás mujeres. Escuchar a otra mujer, permite evitar frustraciones y dar una nueva perspectiva a la resolución de conflictos tanto laborales como personales.
9. Da oportunidades a otras mujeres.
Nuestro deber como mujeres es propiciar el desarrollo de oportunidades igualitarias a otras mujeres. Esto no significa únicamente contratar mujeres, y dejar de trabajar con hombres; si no el abrir la puerta a que mujeres puedan desarrollarse en ámbitos que las hagan más competitivas en el entorno laboral. A no solo buscar mujeres capaces, sino confiar, colaborar y propiciar acciones positivas a través de las cuales se logre la equidad de género.
10. Promover el feminismo, la sororidad y un entorno igualitario.
Preparar artículos, columnas, participar activamente en la creación de políticas de diversidad e inclusión, ir a marchas, compartir contenido en redes sociales, y en general, promover el feminismo y la sororidad entre mujeres, parar y levantar la voz contra chistes misóginos, exigir el respeto debido para una misma y para las demás son primeros pasos que darán como resultado el tener más y mejores herramientas que sean necesarias para la creación de un entorno igualitario.
Por Mónica Paulina Mora Ávila, asociada Basham, Ringe y Correa.
by Juan Manuel González | Ene 29, 2024 | Noticias, Opinión
La inminente evolución tecnológica nos lleva a reconocer la importancia de una regulación robusta que aborde los retos planteados por la inteligencia artificial (IA). A nivel internacional, ejemplos como “The Artificial Intelligence Act” de la Unión Europea y la Orden Ejecutiva en Estados Unidos evidencian la necesidad de una legislación que establezca los lineamientos y supervise el desarrollo de esta potente tecnología.
En Latinoamérica, y particularmente en Chile, nos enfrentamos al desafío de avanzar en la normativa, aprendiendo de experiencias comparadas para evitar errores. Sin embargo, nos encontramos con obstáculos significativos, especialmente debido a que el Proyecto de Ley Sobre Protección de los Datos Personales aún espera su aprobación. Esta situación dificulta la discusión legislativa sobre temas más complejos, como la regulación de sistemas de IA, la cual ya fue aprobada en general y avanzó a su discusión particular.
Es esencial reconocer que la falta de una ley actualizada sobre la protección de datos personales, combinada con la poca experiencia en la implementación de prácticas para reducir riesgos o realizar evaluaciones de impacto, representa un desafío importante para avanzar de manera responsable en la regulación de asuntos tan relevantes como este. En ese sentido, la actualización de la Ley Sobre Protección de los Datos Personales se presenta como el pilar fundamental para progresar en cualquier marco normativo relacionado con la tecnología.
Entendemos que la inteligencia artificial utiliza datos de diversos tipos, incluyendo aquellos de carácter personal, los cuales deben ser usados y resguardados de manera apropiada. Así también, no podemos pasar por alto cómo las decisiones adoptadas por estos sistemas impactan directamente en los derechos de las personas. Un ejemplo ilustrativo sería la selección de individuos para listas de espera en el sector salud o la asignación de becas educacionales. En ambos casos, ante la ausencia de una legislación actualizada y careciendo de experiencia práctica en el uso responsable de este tipo de datos, el riesgo de abusos y discriminación por parte de sistemas de inteligencia artificial es significativo.
Este domingo 28 de enero fue el Día Internacional de la Protección de Datos, un momento ideal para mirar con optimismo hacia adelante, anticipando que la comisión mixta pueda llegar a acuerdos en marzo sobre los temas en los que las cámaras aún no han logrado consenso. Este avance marcará la conclusión del proceso legislativo y abrirá un nuevo capítulo en la regulación tecnológica de Chile.
Por Constanza Pasarin y Trinidad Moreno, asociadas del grupo de compliance de Albagli Zaliasnik (az).
Fuente: Diario Financiero
by Juan Manuel González | Ene 11, 2024 | Noticias, Opinión
En el dinámico panorama corporativo actual, la gestión del Compliance no solo trata de obligaciones legales, sino que es una herramienta estratégica para apostar a la integridad y al éxito sostenible de las organizaciones. En el contexto de dicha complejidad, se destacan dos elementos fundamentales: el liderazgo comprometido en la función de Compliance y la construcción de una cultura corporativa ética. Seguidamente, analizaremos la interrelación de estos elementos, así como su relevancia en la interpretación de normativa de Compliance.
La efectividad de los programas de Compliance no reside simplemente en la implementación de políticas escritas, sino en su arraigo diario en la organización. Este compromiso firme se consigue a través del liderazgo interno, atendiendo genuinamente las buenas prácticas de quienes dirigen y gestionan las corporaciones en todos los niveles.
Liderazgo y cultura corporativa: dos pilares indivisibles. El liderazgo y la cultura corporativa son conceptos interdependientes que subsisten en el ecosistema del Compliance. Compuesta por valores y acciones, la cultura representa el sistema ético de la organización. Los líderes, por su parte, impregnan estos valores a los colaboradores, orientando de esta manera el fin con que se llevan a cabo las tareas diarias.
Liderazgo ético y cultural. El liderazgo eficaz en Compliance no solo se centra en el sistema normativo aplicable – tanto interna como externamente – a las organizaciones, sino que especialmente tiene una influencia positiva en la operación general de la compañía. En efecto, el líder en el ámbito del Compliance debe promover valores éticos, comunicar la importancia del Compliance y establecer políticas accesibles y eficaces acorde con la cultura corporativa de la organización. Por tanto, la cultura corporativa, como sistema informal en la organización, se torna esencial para interpretar la normativa de Compliance.
La interpretación normativa y la influencia de la cultura. La cultura conforma el enfoque a través del cual se comprenden y aplican las normativas de Compliance. Una cultura ética facilita la comprensión profunda y fin último de las normas, asegurando que no se busque el mero cumplimiento de los requisitos formales, sino el seguimiento principios arraigados en todos los niveles de la organización. Es decir, ya no importan únicamente las acciones, sino el que se lleven a cabo acorde a la cultura organizacional y a los valores éticos preestablecidos.
Liderazgo y cultura: elementos claves para lograr una interpretación integral del Compliance. En definitiva, un programa de Compliance efectivo depende de líderes que lo consideren vital para el éxito organizacional. El vínculo entre el liderazgo ético y una cultura corporativa sólida no solo impulsa el diseño y la efectiva implementación de normativa, sino que también garantiza una interpretación a conciencia del marco normativo, contextualizándolo según el diseño de valores éticos de la organización. En este camino hacia la excelencia, formación y profesionalización de la disciplina del Compliance, el liderazgo y la cultura se convierten en faros que guían a las organizaciones sostenibles adecuadas a la evolución corporativa actual.
Por Lucía Rodríguez Wikman, Abogada | C.I.E.M.S.A | Colaboradora de Compliance Latam
by Juan Manuel González | Oct 11, 2022 | Opinión
Colombia es uno de los países de América Latina con el mayor crecimiento en la expedición de regulación relacionada con asuntos de compliance y prevención de delitos, tales como el lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT). Con la expedición de la Ley 2195 de 2022, se unifica el estándar de conocimiento de contrapartes para todas las empresas obligadas a implementar sistemas de prevención de LA/FT, incluyendo a los beneficiarios finales. Sin embargo, la expedición de estas normas genera algunas dudas legales frente a la forma en que se debe cumplir esta disposición sin incumplir deberes de confidencialidad.
En Colombia la regulación de prevención y control de LA/FT se ha caracterizado por ser expedida de forma sectorial a través de las superintendencias de inspección, vigilancia y control en sectores específicos, cada una expidiendo regulación de prevención de LA/FT con un alcance y requisitos diferentes para sus empresas obligadas. Esto genera que en Colombia hayan distintos niveles de exigencia para las empresas obligadas dependiendo del sector económico en obligaciones como por ejemplo, el conocimiento de la contraparte. Por ejemplo, algunas empresas están obligadas a realizar el conocimiento de clientes y usuarios, mientras que otras están obligadas a realizar el conocimiento de todas las contrapartes (clientes, empleados, accionistas, administradores, proveedores).
Ahora bien, con el art. 12 de la Ley 2195 de 2022, todas las personas que estén obligadas a implementar un sistema de prevención de LA/FT, independiente del sector económico en el que se encuentren, tendrán la obligación de implementar medidas de debida diligencia que permitan identificar a los beneficiarios finales de las personas con las que tienen relaciones comerciales. Este artículo, con rango de ley, tiene el objetivo de estandarizar los procesos de debida diligencia frente a los beneficiarios finales que se hayan establecido por las distintas autoridades. La norma ha establecido un periodo de 6 meses para que las autoridades de inspección, vigilancia y control (las superintendencias) ajusten sus regulaciones y cumplan con los criterios establecidos con lo indicado en el mencionado art. 12. Las autoridades colombianas, incluyendo la Superintendencia de Sociedades y la Superintendencia Financiera de Colombia, ya han comenzado a realizar los ajustes necesarios en la regulación y se espera que las empresas obligadas en Colombia tengan la obligación con el mismo alcance frente a los beneficiarios reales.
Ahora bien, el mismo artículo busca facilitar este proceso atacando un problema de raíz que se venía presentando en distintos sectores y ahora también establece el deber de entregar la información a las personas que se les sea requerida, indicando “Para efectos de cumplir con lo dispuesto en el presente Artículo, las personas naturales, personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares tendrán la obligación de suministrar la información que le sea requerida por parte del obligado a cumplir con el presente Artículo”.
Durante varios años en Colombia, muchas empresas obligadas de distintos sectores económicos se enfrentaban con la obligación de solicitar información confidencial en el proceso de conocimiento del cliente sin que la contraparte tuviera el deber de entregarla. Esto generaba que los procesos no se completaran correctamente, que no se consiguiera la información desde la fuente, que surgieran discusiones interminables sobre la necesidad de entregar información como composiciones accionarias, documentos de identidad de los representantes legales, directores, y accionistas, y beneficiarios reales.
Bajo la nueva regulación, se espera que todas las personas que busquen tener relaciones comerciales con empresas obligadas a tener programas de prevención de LA/FT cumplan el deber legal de entregar la información requerida para lograr identificar beneficiarios reales de tal manera que las empresas obligadas puedan cumplir correctamente con su obligación y la relación comercial este soportada en el correcto conocimiento de la contraparte.
Si bien este punto genera avances y eficiencias para el cumplimiento del proceso de debida diligencia, aun quedan dudas sobre la forma en que estos deberes deben interpretarse respecto de otras disposiciones normativas que restringen la publicidad o entrega a terceros de este tipo de información.
El primer grupo de disposiciones legales se refiere a la confidencialidad de los accionistas de sociedades por acciones en comparación con la publicidad de los socios de sociedades de personas. Tal y como lo indica el Código de Comercio, los accionistas de una sociedad por acciones (por ejemplo, S.A., S.A.S.) estarán registrados en el libro de accionistas, mientras que los socios de una sociedad de personas (por ejemplo, colectiva, Ltda.) además de estar registrados en el libro de registro de socios, se encuentran publicados en el Registro Mercantil y son públicos en el Certificado de Existencia y Representación Legal de las sociedades. En consecuencia, la identificación de los accionistas de sociedades por acciones, por ley no son de carácter público y no requieren ser publicados.
Aunado a lo anterior, el segundo grupo de disposiciones legales es la reserva y confidencialidad con la cuentan los libros de los comerciantes, en los que se incluye por ejemplo el libro de registro de accionistas. Según el art. 61 del Código de Comercio los libros del comerciante no pueden ser examinados por personas distintas de sus propietarios o las personas autorizadas por ley (por ejemplo, administradores). En igual sentido, el Código de Comercio plantea sanciones a los tenedores por violar esta reserva, y establece las excepciones en los que los libros del comerciante pueden ser exhibidos a terceros por fuera de los autorizados por ley, lo cual requiere la intervención de la autoridad judicial.
De la revisión de estas disposiciones legales se evidencia la posible incongruencia entre el deber de confidencialidad que le asiste al administrador tenedor y responsable de los libros del comerciante en comparación con el deber que tendría de entregar la información necesaria a terceros para que puedan completar su proceso de debida diligencia y el conocimiento de los beneficiarios reales.
Por lo anterior, a continuación, se plantean algunas recomendaciones practicas para dar cumplimiento a las normas de tal manera que se proteja la responsabilidad de los administradores y oficiales de cumplimiento durante los procesos de debida diligencia de terceros:
- A partir de la expedición de la Ley 2195 de 2022 las personas estarán obligadas a colaborar y tendrán el deber de entregar la información requerida por las empresas obligadas para completar su proceso de debida diligencia. Si bien a la fecha no existen sanciones específicas por el incumplimiento de este deber, en el futuro las mismas se pueden desarrollar. En consecuencia, se sugiere a administradores y oficiales de cumplimiento cumplir con el deber y establecer de forma anticipada el paquete de documentos e información mínima que tendrán a disposición de terceros para estos procesos de debida diligencia.
- Incluso bajo este deber, el tenedor de los libros del comerciante deberá asegurar el cumplimiento de sus deberes de confidencialidad y del tratamiento de datos personales de terceros. Se sugiere establecer una política o procedimiento escrito interno que establezca la forma en que se cumplirá con el deber de entrega de información protegiendo los deberes de confidencialidad y tratamiento de datos personales.
- Con respecto a las autorizaciones y tratamiento de datos personales, se sugiere entregar la información con las autorizaciones necesarias, por ejemplo, estableciendo una autorización general del máximo órgano social de la entrega de información a terceros en cumplimiento de las políticas internas, y solicitando el consentimiento expreso por escrito de las personas naturales sobre las que se deba enviar datos personales como nombres, números de identificación, direcciones, entre otros.
- La información debe ser registrada en los formularios de vinculación o entregada por separado, pero no se sugiere enviar copias completas de los libros del comerciante con el fin de no incumplir las reglas de exhibición.
- Al momento de entregar la información se debe asegurar la confidencialidad de la misma y el uso de la misma únicamente para los propósitos de la debida diligencia y conocimiento de contraparte. Se sugiere confirmar que existan acuerdos de confidencialidad vigentes o de lo contrario, solicitar la inclusión de una clausula de confidencialidad en los formularios de vinculación donde se entrega la información para asegurar su finalidad y correcto uso.
Por Cristian Lozano | Sr. Associate counsel and Alternate AML compliance officer | VISA
